Jak można się zabrać za organizowanie konferencji, o jakich rzeczach należy przy tym pamiętać.

Dobre zorganizowanie sympozjum albo konferencji jest dużym wyzwaniem, szczególnie jeśli ktoś to robi pierwszy raz w życiu. Co prawda wielu osobom może się wydawać, że nie ma w tym trudnych rzeczy, ale szybko zmieniają oni zdanie jak będą się musieli tym zająć. A do zrobienia jest rzeczywiście sporo, nie można zapomnieć nawet o najdrobniejszych szczegółach, jakie stać się mogą przyczyną organizacyjnej klęski. Najważniejsze będzie znalezienie odpowiedniej sali, na której będzie organizowane wydarzenie.

pokój
Napisał: Uetliberg
Na podstawie: http://www.flickr.com
W dużych miejscowościach takich jak Warszawa, Wrocław albo Łódź nie będzie z tym żadnego problemu, bo w dużej części hoteli można wynająć jakieś pomieszczenia, ale niektórzy będą woleli zorganizować wszystko gdzieś na uboczu, w jakimś ustronnym hotelu z daleka od miasta. Podczas wyboru sali należy wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników. Na pewno bardzo istotne będzie jej położenie, powinien być tam prosty dojazd i duża liczba miejsc do zaparkowania. Niezbędnie należy przyjrzeć się również jej wyposażeniu - bo właśnie od tego zależy, jak czuć się będą prowadzący oraz goście.

Dobrze wybrana sala konferencyjna powinna pomieścić wszystkich gości, których się zaprasza (na tej stronie), lecz nie będzie za duża, bo wtedy może się okazać, że atmosfera ulegnie rozprężeniu. Bardzo istotna jest wygoda - tu trzeba sprawdzić krzesła, biurka i resztę mebli, jeśli konferencja potrwać by miała nieco dłużej to wygodne krzesła są niezwykle ważne. W dalszej kolejności do sprawdzenia będzie elektroniczna infrastruktura, czyli projektowa, rzutnika albo instalacji nagłośnieniowej, może się też przydać nieograniczony dostęp do sieci internetowej, bo coraz większa liczba gości może tego potrzebować.



Przy dłużej trwających spotkaniach powinno się również pomyśleć o jakimś cateringu, głodni goście z pewnością nie będą się skupiać na słuchaniu prowadzących. Jeśli miejscem zorganizowania będzie hotel w Łodzi, przykładowo http://dworgiemzow.pl/, to od razu można pozbyć się problemu ewentualnych noclegów dla uczestników z dalszej okolicy - po prostu zarezerwuje się pewną ilość pokoi, które przeznaczone zostaną dla uczestników.

Opublikowany przez Administrator w dniu 2015-04-10 14:04:43
Tagi: meble, wydarzenie